Crea resiliencia en abastecimiento con Data Analytics

¿Cómo implementar el Data Analytics de forma efectiva en la gestión de Abastecimiento? Esto puede ser difícil para muchas organizaciones, ya sea por la alta complejidad y organización que estas requieren, la poca transparencia de los gastos o la excesiva confianza en el instinto. Generalmente, esto da como resultado la recolección de datos aislados (es decir, desconectados de cualquier estrategia e incapaces de generar valor) y los procesos manuales, los cuales implican un gasto innecesario de tiempo y un agotamiento constante para los compradores que deben licitar decenas de productos y servicios cada semana.

El COVID-19 exacerbó estos desafíos, pero al mismo tiempo abrió la puerta a una dura realidad que las empresas habían estado ignorando por mucho tiempo; la necesidad de contar con datos e información certera que motive las decisiones comerciales para hacerle frente a un escenario económico cada vez más volátil e incierto.

Una encuesta realizada por McKinsey en 2020 detectó que sólo un 41% de las empresas consideran que su capacidad de reaccionar ante una crisis mejoró respecto a 2008, año en que estalló la crisis financiera global y cuyos efectos negativos aún se perciben en la actualidad. En un entorno empresarial cada vez más volátil, ese nivel de progreso es deficiente y esto revela que las áreas de Compras y Abastecimiento siguen en altos niveles de vulnerabilidad.

Sin embargo, las empresas pueden tomar medidas que los ayuden a responder a los obstáculos internos y externos. De esta forma, podrán ser más resilientes ante la crisis actual. El Data Analytics, por ejemplo, es una herramienta especialmente útil. De hecho, un informe de NewVantagePartners determinó que las empresas que tienen una cultura organizacional basada en tienen 58 veces más tendencia a superar sus metas de ingresos (ARR) y con ayuda de esta tecnología estas empresas están reduciendo sus costos en un 10% en promedio.

Pero las empresas se enfrentan a grandes desafíos cuando intentan implementarlo en toda su organización, principalmente porque los datos de las áreas de Compras suelen estar fragmentados, pues carecen de trazabilidad. Por ejemplo, la orden de compra de un producto determinado podría almacenarse en un sistema ERP, mientras que la factura se almacena en el área de Finanzas y el contrato podría almacenarse en un sistema CRM. Cuando los datos están esparcidos en silos como estos, las empresas no pueden crear una única fuente de información que les sirva para generar estrategias de alto impacto para el negocio.

Solución tecnológica S2P ya disponible en Latinoamérica

Un ejemplo concreto sobre esta situación son los períodos de tiempo en términos de pago. Las empresas a menudo imponen un período de tiempo estándar para los pagos que realizan a sus proveedores y otro, generalmente mucho más corto, para los pagos que reciben de sus clientes. Esa diferencia tiene implicaciones financieras y ciertamente afecta las relaciones a largo plazo.

Al adoptar una visión integral, las empresas pueden comprender mejor tanto al comprador como al proveedor, y potencialmente negociar condiciones de pago que sean más beneficiosas en el largo plazo para la compañía.

La buena noticia es que el Data Analytics aplicado en la gestión de Abastecimiento ya está disponible en el mercado latinoamericano con herramientas como Wherex, un software que automatiza y optimiza las compras empresariales y los pagos, lo cual se conoce como un software S2P (Source-To-Pay). Ya son cientos de empresas en Chile, México, Perú y Colombia las que están obteniendo datos de valor para su cadena de suministro, generando trazabilidad en sus procesos de compras y, en el caso de las empresas chilenas, fortaleciendo la relación con sus proveedores a través de herramientas de financiamiento como Confirming ProntoPago y Confirming Prórroga. 

Al utilizar de mejor manera los datos propios de una empresa, el análisis puede ayudar a las organizaciones a gastar de manera más inteligente y eficiente, mejorando su posición en cuanto a liquidez y costos. Estas tecnologías también aumentan la transparencia y la velocidad de las operaciones, brindando a los tomadores de decisiones información crucial para determinar cuándo, dónde y cómo actuar. De este modo, en Wherex estamos ayudando a las organizaciones a ser más resilientes frente al actual contexto de crisis.