Cómo evitar la duplicidad de tareas al integrar plataformas

Integrar una nueva plataforma a tu stack tecnológico no debería implicar más trabajo operativo. De hecho, cuando se diseña correctamente la conexión entre sistemas —como explicamos al analizar si realmente vale la pena conectar un ERP con el proceso de compra— la operación se vuelve más simple, no más compleja.

TL;DR: Evitar la duplicidad de tareas depende de definir qué sistema hace qué y automatizar la comunicación entre ellos. Cuando ERP y plataformas especialistas se integran vía APIs y eventos, los equipos trabajan una sola vez y los sistemas se sincronizan solos.

¿Por qué aparece la duplicidad de tareas al integrar una nueva plataforma?

La duplicidad aparece cuando la integración se aborda como un problema técnico y no como un diseño de proceso. Distintos estudios sobre automatización y el futuro del trabajo muestran que gran parte del tiempo operativo se pierde en tareas repetitivas que podrían eliminarse con una correcta orquestación de sistemas.

Las causas más comunes son, tal como ocurre en muchos proyectos donde aparecen errores críticos al integrar un ERP con una plataforma de compras:

• No definir un sistema maestro para cada tipo de dato.
• Integraciones parciales que cubren solo una parte del flujo.
• Uso permanente de planillas y correos como “puentes”.
• Decisiones lideradas solo por TI, sin mirada de negocio.

¿Qué tareas nunca deberían ejecutarse dos veces?

Si una tarea se repite entre sistemas, la integración está fallando. En una arquitectura bien diseñada, estas acciones ocurren una sola vez:

• Alta y mantenimiento de proveedores.
• Creación y actualización de órdenes de compra.
• Estados de aprobación, adjudicación y liberación.
• Registro y validación de OC, recepciones y facturas.

¿Cómo definir el rol correcto entre tu ERP y una plataforma especialista?

La clave para integrar sin duplicar es entender que ERP y plataformas especialistas se complementan. Cuando existe una integración real entre la plataforma de compras, el ERP y los tableros ejecutivos, cada sistema cumple su rol sin solaparse.

En este modelo, el ERP mantiene el control transaccional y contable, mientras la plataforma especialista profundiza procesos como licitaciones, evaluación, trazabilidad y colaboración.

¿Qué buenas prácticas eliminan la duplicidad desde el primer día?

La duplicidad no se corrige después: se previene antes de integrar.

• Definir sistemas maestros por dato.
• Usar integraciones vía API y eventos, no archivos manuales.
• Automatizar flujos críticos desde el primer día.
• Diseñar la integración junto a negocio y operaciones.

¿Cómo se ve una integración bien hecha en la práctica?

En una integración bien diseñada, el usuario ejecuta la tarea una sola vez y los sistemas se sincronizan automáticamente a lo largo de todo el flujo.

Un ejemplo concreto es el de Blumar Seafoods, donde la integración entre su ERP y Wherex permitió sincronizar licitaciones y órdenes de compra, reduciendo digitación manual y mejorando el control del proceso completo.

¿Qué cambia cuando eliminas la duplicidad operativa?

Cuando la duplicidad desaparece, el impacto es inmediato:

• Menor carga administrativa.
• Menos errores y reprocesos.
• Mayor adopción tecnológica.
• Equipos enfocados en decisiones, no en digitación.

La integración correcta convierte la tecnología en eficiencia

Integrar una nueva plataforma no debería significar trabajar el doble. Cuando cada sistema cumple su rol y la comunicación es automática, la duplicidad desaparece y la tecnología vuelve a cumplir su promesa: hacer que el negocio avance más rápido y con mayor control.