El área de compras de cada empresa es el lugar más susceptible a las fugas de capital. También pueden ocurrir conductas poco éticas en sus procesos de licitaciones. Por esto, mantener la trazabilidad y transparencia completa de las compras empresariales mediante herramientas tecnológicas es de suma importancia. Esto con el fin de tener un correcto funcionamiento de una empresa.
Digitalizar las áreas de abastecimiento es una tendencia que ha escalado en los últimos años. La revisión en tiempo real de temas de compliance en las compras empresariales, se vuelve vital para prevenir prácticas antiéticas y generar ahorros presupuestales.
El software Wherex, garantiza transparencia en las compras corporativas, al conectar mediante IA y Data Analytics, la demanda de grandes empresas con más de 45.000 proveedores, generando procesos competitivos, transparentes, trazables y eficientes.
Claudio Ruíz, Gerente de Administración y Finanzas de Sociedad Concesionaria Autopistas de Antofagasta, comentó sobre los beneficios que ha generado la empresa con Wherex. “El desafío es hacer más eficiente el área de compras y licitaciones, apoyarse en la tecnología que ofrece whereX para eliminar la burocracia del proceso de compras, por ejemplo, la, preparación de cuadros comparativos para adjudicar, y de estadísticas de gestión, el seguimiento de cotizaciones con cada proveedor, entre otras. Al estar estas actividades automatizadas, el comprador se enfoca en las actividades críticas de su proceso, permitiendo una gestión más eficiente”.
Cuando se utilizan métodos de compras modernos y trazables en este tipo de compras industriales, las organizaciones pueden ahorrar hasta un 25%, según se indica en el estudio “Next Level Supply Management Excellence: Your Straight to the Bottom Line Roadmap”, de Robert A. Rudzki y Robert J. Trent.
La herramienta permite al usuario tener una completa trazabilidad de los procesos de compras empresariales. Por un lado, ofrece módulos de cotizaciones, compras y pago a proveedores altamente personalizable. Esto está diseñado según las normativas de libre competencia, para maximizar tensión competitiva y apertura a proveedores. Y por otra parte, ofrece una herramienta de analytics permite monitorear y mejorar la performance de compra en tiempo real, maximizando transparencia, logrando un mayor control y oportunidades de visualizar posibles ahorros.
“La plataforma me da muchísima tranquilidad a mí como Gerente de Compras porque sé que mi trabajo será transparente. Cualquier persona con acceso a la plataforma puede verificar que los procesos se están llevando de manera digital y transparente. Puede comprobar que estamos escogiendo objetivamente, con pruebas fehacientes y visibles, las compras”, destacó Russet Silva, Gerente de Compras de Servnet México.
El sistema de Data Analytics de Wherex permite detectar cualquier tipo de irregularidad en los datos y procesos de compra, y configurar diferentes tipos de alertas sobre comportamientos anómalos. El sistema de alarmas, es configurado según los parámetros de cada empresa y sirve para evitar que los proveedores se coludan o para avisar si el comprador no está adjudicando al oferente más competitivo.
Joaquín Mena, subgerente de planificación y soporte de abastecimiento de Oxiquim, asegura que la incorporación a Wherex fue sumamente beneficiosa para su compañía. Esto ya que les ha permitido organizar el área de compras, agilizando los procesos de selección y aprobación de proveedores. “Además, la herramienta permite tener trazabilidad de todo el proceso de abastecimiento, generando mayor transparencia y evitando que se generen situaciones de amiguismos o que estén fuera del compliance. Esto es algo que ahora es muy importante en las compañías”, comenta el ejecutivo.
Eficiencia en compras empresariales
Los gastos relacionados con los departamentos de compras industriales tienen un impacto directo en los resultados de una empresa. Cuanto más gasta el departamento, menos capital está disponible para que lo utilice el resto de la empresa. Por ende, es evidente la necesidad de controlar y monitorear cuánto se gasta, a quién se le compra, a qué precio y cuáles son los criterios por los cuales se está escogiendo a un proveedor por sobre los demás.
Lorena Rojas, encargada del área de compras de Deutsche Pharma, comenta sobre su experiencia. “Nuestra cantidad de proveedores creció significativamente, ahora tenemos muchas más opciones al momento de comprar. Esto ayuda sobre todo con el tema del orden, de los tiempos y del control. Por ejemplo, si mañana cierro una licitación ya sé cuándo podré tener la orden de compra lista. Así puedo ahorrar tiempo y todo el proceso se vuelve más eficiente” aseguró.
Un informe de Accenture sostiene que una empresa de 1000 millones de dólares desperdicia alrededor de $15 millones anuales debido a la falta de control en sus compras industriales. Tratándose de empresas de menor tamaño, la pérdida es proporcional.
Cada licitación queda registrada en el software Wherex. Gracias a esto cada documento y datos asociados a compras dentro de la plataforma están disponibles de forma rápida en el momento deseado. “Hoy en día si quieres acordarte de los detalles de una licitación de hace 5 años, no quedó nada registrado, no hay nada. Con Wherex todo queda transparentado; quiénes participaron, a quiénes se llamó, quiénes vinieron a visitar nuestras plantas y quiénes no”, señaló Juan Capetillo, jefe del departamento de adquisiciones de Hidronor, empresa líder en manejo de residuos industriales.
Por otro lado, la confianza en los proveedores y el correcto funcionamiento de ellos dentro de las licitaciones es de extrema importancia para los compradores. Por esto, los proveedores que forman parte de Wherex son previamente evaluados y su información está en línea. Esto gracias a los organismos reguladores de cada país donde opera. Esto entrega tranquilidad y confianza a los compradores y facilita el proceso de toma de decisión. También es una ayuda al momento de realizar auditorías internas y cumplir con las normativas establecidas en el historial de cada transacción el cual queda registrado en un solo lugar.
