Ahorro real en compras vs ahorro teórico

En compras, no todos los “ahorros” significan lo mismo. Puedes mostrar rebajas, mejores precios y eficiencias, pero la primera pregunta que te hace finanzas siempre es la misma: ¿esto impacta realmente el presupuesto o es solo un escenario comparativo? La diferencia entre ahorro real y ahorro teórico define si tu gestión mejora el P&L o solo demuestra una buena negociación.

TL;DR: El ahorro real en compras mide el impacto financiero directo frente al presupuesto o precio histórico. El ahorro teórico compara la oferta ganadora con escenarios alternativos del mercado. Ambos son útiles para tomar decisiones, pero solo el ahorro real se reconoce en los estados financieros.

¿Qué es el ahorro real y cómo se calcula?

El ahorro real es el indicador que más importa a finanzas: mide cuánto menos pagas respecto de una referencia aprobada, como el presupuesto o el precio histórico. Es el ahorro “duro”, el que puedes defender en un comité y que se refleja en el estado de resultados.

Fórmula básica de ahorro real:

Ahorro real = Precio histórico o presupuesto – Precio adjudicado

Se usa cuando tienes una referencia clara y válida. Si tu adjudicación queda por debajo de ese valor, estás generando una reducción de costos directa.

Ejemplo sencillo: si el presupuesto para una compra era de USD 10.000 y adjudicas en USD 8.000, el ahorro real es de USD 2.000. Ese monto puede verse en el comparativo de presupuesto versus ejecutado.

En plataformas como Wherex, los módulos de analítica permiten visualizar este impacto con datos trazables, comparando precios históricos, presupuestos y adjudicaciones en una sola vista. Un enfoque metodológico como el que se describe en metodologías para reportar el ahorro real generado ayuda a estandarizar estos cálculos entre compras y finanzas.

¿Qué es el ahorro teórico y en qué casos se utiliza?

El ahorro teórico no compara contra el presupuesto, sino contra escenarios alternativos de mercado. Mide cuánto mejor es la oferta ganadora frente a otras opciones disponibles, y sirve para mostrar eficiencia competitiva y evitar sobrecostos, aunque no siempre se traduzca en una reducción contable del gasto.

Fórmula típica de ahorro teórico:

Ahorro teórico = Alternativa de mercado o competencia – Precio adjudicado

La alternativa puede ser la segunda mejor oferta, el promedio de todas las ofertas, un benchmark de mercado o un modelo de “should-cost”. Es especialmente útil cuando el presupuesto es muy alto o poco realista, y quieres demostrar que hiciste una compra eficiente frente al mercado real.

Ejemplo: si la segunda oferta más competitiva era de USD 9.500 y tú adjudicas por USD 8.000, existe un ahorro teórico de USD 1.500. No necesariamente baja tu presupuesto aprobado, pero sí evidencia que tu proceso evitó pagar de más.

Muchas organizaciones combinan ahorro real y evitación de costos para medir la eficiencia completa de sus compras. Esto se trabaja a fondo en metodologías que ayudan a diferenciar entre ahorro y evitación de costos en compras y a acordar un lenguaje común con finanzas.

Si quieres profundizar en cómo definen estos conceptos otras áreas de procurement, recursos como el análisis de Sievo sobre savings y cost avoidance pueden ayudarte a alinear la definición de ahorros con finanzas y con auditoría.

¿Cuál es la diferencia entre ahorro real y ahorro teórico?

La diferencia clave está en el tipo de impacto que mides. El ahorro real se conecta con la contabilidad y el presupuesto; el ahorro teórico, con la eficiencia competitiva y la capacidad de evitar sobrecostos frente al mercado.

Cuando solo reportas ahorro teórico, corres el riesgo de “inflar” resultados y perder credibilidad. Cuando reportas únicamente ahorro real, puedes invisibilizar parte del valor que generas al evitar sobrecostos o mejorar condiciones no reflejadas en el precio.

¿Por qué finanzas confía más en el ahorro real?

Finanzas mira principalmente el impacto sobre el presupuesto y el gasto ejecutado. Desde esa óptica, el ahorro real en compras es el indicador central: se basa en cifras aprobadas, es fácil de auditar y se conecta directamente con el P&L.

El ahorro teórico, en cambio, depende mucho de supuestos: qué oferta tomaste como referencia, qué benchmark utilizaste o cómo armaste el análisis de precios. Eso no lo hace menos valioso, pero sí más difícil de incluir en reportes financieros formales.

Cuando tu equipo utiliza herramientas que centralizan ofertas, precios históricos y condiciones comerciales, puedes mostrar ambos tipos de ahorro con transparencia. Un comparador de ofertas con inteligencia artificial, como el que ofrece Wherex en sus módulos de adjudicación, te ayuda a:

• Demostrar el ahorro real frente a presupuesto o histórico.
• Visualizar el ahorro teórico frente a otras ofertas o promedios.
• Justificar por qué una oferta “no más barata” puede ser la mejor opción considerando calidad, plazo o riesgo.

¿Cómo medir ahorro cuando no existe histórico o benchmark?

En muchas categorías nuevas, proyectos especiales o compras poco frecuentes, no existe un precio histórico confiable. En esos casos, necesitas construir una referencia sólida antes de hablar de ahorro real.

Algunas prácticas que puedes aplicar son:

• Abrir la competencia: lanzar procesos con varios proveedores para observar un rango de precios de mercado.
• Usar datos de categorías similares: cuando el producto cambia, pero el consumo o el servicio son comparables.
• Consolidar volumen: agrupar requerimientos de distintas áreas para obtener precios más estables.
• Registrar el resultado: convertir la primera compra trazable en la base histórica para próximos ciclos.

En la práctica, tu primer ciclo de compra en una categoría nueva generará más ahorros teóricos que reales. Desde el segundo ciclo en adelante, podrás comparar contra ese histórico y empezar a construir métricas de ahorro real más robustas.

¿Qué herramientas permiten medir ahorros reales con precisión?

Para que el cálculo de ahorros no se quede en una planilla aislada, necesitas una plataforma que conecte todo el ciclo: solicitud, cotización, adjudicación y análisis. Esa integración es la que permite medir eficiencia en compras con datos consistentes.

Un enfoque basado en tecnología, como el de Wherex, te permite:

• Centralizar todas las ofertas y adjudicaciones en un solo lugar.
• Comparar precios históricos por proveedor y por categoría.
• Analizar la participación de proveedores y el efecto de la competencia en el precio.
• Aplicar analítica para entender dónde se generan realmente los ahorros.

Todo esto se integra con la gestión del gasto, permitiéndote cruzar los ahorros con volúmenes, contratos y centros de costo. Así, el reporte de ahorros deja de ser un archivo aislado y pasa a insertarse en la conversación financiera de la empresa.

Un ejemplo concreto es el caso de la empresa mexicana Riisa, que logró ahorros de hasta 30% en suministros industriales al aumentar la competencia y sistematizar sus decisiones de compra con analítica.

¿Qué ejemplos numéricos te ayudan a entender ambas metodologías?

Ver los números en un caso simple suele aclarar la diferencia entre ahorro real y ahorro teórico. Imagina este escenario:

• Presupuesto aprobado: USD 12.000
• Oferta ganadora: USD 9.000
• Segunda mejor oferta: USD 10.500

1) Ahorro real (vs presupuesto)

Ahorro real = 12.000 – 9.000 = USD 3.000

Este monto es el que verán finanzas cuando comparen el presupuesto con el ejecutado. Es el indicador que suele entrar en los reportes oficiales.

2) Ahorro teórico (vs segunda oferta)

Ahorro teórico = 10.500 – 9.000 = USD 1.500

Aquí estás mostrando el valor de tu negociación y de la apertura a proveedores: si hubieras adjudicado a la segunda mejor alternativa, habrías pagado USD 1.500 más por lo mismo.

3) Lectura combinada

• Generaste USD 3.000 de ahorro real frente al presupuesto.
• Evistaste un sobrecosto potencial de USD 1.500 frente a otra oferta competitiva.

Cuando reportas ambos datos de forma transparente, tu área de compras muestra su impacto tanto en el presupuesto como en la eficiencia frente al mercado, sin mezclar ni duplicar cifras.

Cómo combinar ahorro real y teórico en tu estrategia de compras

Si solo mides ahorro real, subestimas parte del valor que tu equipo genera al evitar sobrecostos. Si solo mides ahorro teórico, pierdes credibilidad frente a finanzas. La clave está en combinar ambos: reportar el ahorro real como base financiera y utilizar el ahorro teórico para explicar tu performance competitiva, tus decisiones de negociación y tus mejoras de eficiencia.

Cuando conectas estos indicadores con una plataforma de e-procurement y analítica, como la de Wherex, dejas de hablar de percepciones y pasas a hablar de datos. Y con datos claros, es mucho más fácil alinear a compras y finanzas en torno a una misma definición de “ahorro” y a una misma estrategia de creación de valor.