En muchas empresas de Latinoamérica, la historia se repite: se invierte en una plataforma de e-sourcing, se hace el lanzamiento, se capacita al equipo una vez… y, a los pocos meses, las licitaciones vuelven a correo, Excel y WhatsApp.
La buena noticia es que la mayoría de estos fracasos no tienen que ver con la tecnología, sino con cómo la organización se prepara (o no) para usarla.
TL;DR: Los proyectos de e-sourcing suelen fallar cuando se montan sobre procesos desordenados, datos incompletos y sin gestión del cambio. En LATAM se suman desafíos culturales (informalidad, urgencia, dependencia del correo). Un modelo conectado, con buena calidad de datos, más competencia entre proveedores y una plataforma como Wherex, reduce la mayoría de estos riesgos.
¿Por qué fallan tantos proyectos de e-sourcing en Latinoamérica?
El primer error es pensar que el e-sourcing es “un sistema más” y no un cambio de forma de trabajar. Si los procesos de compra no están minimamente estandarizados, la plataforma solo digitaliza el caos.
- Áreas que trabajan con procedimientos distintos por planta o país.
- Compras que se definen “caso a caso” sin flujos claros de aprobación.
- Dependencia extrema de correo y mensajería instantánea para negociar y cerrar acuerdos.
Antes de abrir usuarios, necesitas al menos un mapa simple del ciclo: solicitud, validación, licitación, evaluación, adjudicación, orden de compra y pago. Sin eso, la plataforma se percibe como una carga administrativa más.
Si quieres profundizar en cómo preparar esa base, te sirve revisar las claves para asegurar el éxito de un proyecto de transformación digital en abastecimiento.
¿Qué errores de datos frenan la adopción del e-sourcing?
El segundo gran bloqueador es la calidad de datos. Puedes tener la mejor plataforma del mercado, pero si tus datos están sucios, la experiencia del usuario va a ser mala.
- Maestros de productos inconsistentes: SKUs duplicados, descripciones genéricas (“repuesto varios”), unidades mal definidas.
- Base de proveedores desactualizada: contactos que ya no trabajan, correos rebotados, empresas inactivas.
- Falta de segmentación por categoría: todo mezclado en un solo “tipo de compra”, lo que dificulta análisis y estrategias por categoría.
- Criterios de evaluación difusos: nadie sabe exactamente cómo se elegirá al proveedor ganador.
Esto se traduce en procesos lentos, frustración de los usuarios y baja participación de proveedores. La plataforma “queda con mala fama” cuando, en realidad, el problema está en el input.
Un enfoque moderno es apoyarse en inteligencia artificial para ayudar a clasificar, agrupar y conectar datos. En el caso de Wherex, las capacidades de match inteligente permiten sugerir proveedores relevantes para cada categoría a partir de miles de transacciones reales, incluso mientras vas ordenando tu maestro.
Si tu objetivo es reducir tareas manuales y aprovechar mejor la data, es clave mirar los beneficios de automatizar el área de abastecimiento.
¿Cómo afecta la falta de gestión del cambio a la implementación?
Otro error típico es tratar la implementación como un proyecto de TI, cuando en realidad es un cambio de comportamiento.
Si parte del equipo siente que la plataforma “complica” su trabajo, o si los jefes siguen validando decisiones por correo o pasillo, la adopción nunca despega. Algunos síntomas:
- Usuarios que solo entran a “subir lo mínimo” para cumplir, pero negocian por fuera.
- Licitaciones importantes que se siguen haciendo por correo “para salir más rápido”.
- Sponsors que delegan todo en compras o TI y no refuerzan su uso en el comité ejecutivo.
La gestión del cambio implica definir roles claros (quién crea, quién revisa, quién adjudica), capacitar por rol y no solo por área, y medir adopción con indicadores como:
- % de licitaciones que se realizan en la plataforma vs. fuera de ella.
- % de gasto gestionado a través del e-sourcing.
- Número promedio de ofertas por proceso.
Que la plataforma muestre status de licitación en tiempo real ayuda a visibilizar el flujo, reforzar el uso y demostrar que el sistema funciona mejor que el “mundo paralelo” del correo.
¿Por qué invitar a pocos proveedores debilita los resultados del e-sourcing?
No basta con digitalizar; hay que abrir el mercado. Si siempre invitas a los mismos tres proveedores que ya conoces, la plataforma se convierte solo en un repositorio más de cotizaciones.
En la práctica, esto se traduce en:
- Poca competencia y precios que se mueven muy poco entre procesos.
- Riesgo de dependencia de uno o dos proveedores clave por categoría.
- Baja diversidad de soluciones, marcas o condiciones comerciales.
Los datos de Wherex muestran que, cuando se aumenta la cantidad de proveedores por licitación, el ahorro promedio crece de forma medible, especialmente en categorías apalancadas y de gasto indirecto. Abrir la base no es solo un tema de “tener más contactos”, sino de usar la tecnología para encontrar actores relevantes que todavía no están en tu radar.
La combinación de un marketplace amplio y funcionalidades de match inteligente permite descubrir nuevos proveedores, comparar su desempeño y ampliar de forma ordenada la competencia en tus procesos.
¿Qué pasa cuando el e-sourcing no se integra al ERP ni a los flujos internos?
Un error muy común en proyectos de e-sourcing es dejar la integración “para después”. Mientras tanto, el equipo tiene que digitar datos dos veces: una en la plataforma de compras y otra en el ERP.
¿Qué ocurre en ese escenario?
- Aumentan los errores de digitación y las diferencias entre lo adjudicado y la orden de compra.
- Se pierde trazabilidad entre la licitación, el contrato, la OC y la factura.
- Los usuarios perciben el e-sourcing como “doble trabajo” y presionan por volver al Excel.
La integración vía API entre tu plataforma de e-sourcing y sistemas como SAP, Oracle o Dynamics permite que las solicitudes, órdenes de compra, datos de proveedor y estados de pago fluyan en un solo circuito.
En el caso de Wherex, conectores como Wherex Connect sincronizan el ciclo desde la licitación hasta el pago, evitando reprocesos y manteniendo una única versión de la verdad. Esta es una de las razones por las que muchas empresas priorizan proyectos que integran la tecnología de abastecimiento con su cadena logística y financiera, tal como se describe en los análisis sobre implementación tecnológica en la cadena de suministro.
¿Cómo evitar decisiones sesgadas por falta de trazabilidad?
Otro error frecuente es dejar “zonas grises” fuera de la plataforma: cambios de precio acordados por teléfono, ajustes de condiciones vía correo o decisiones que no quedan registradas.
Cuando eso ocurre:
- Se vuelve muy difícil justificar por qué se eligió a un proveedor y no a otro.
- Las auditorías consumen semanas reconstruyendo información dispersa.
- El equipo de compras queda expuesto ante dudas de compliance y competencia.
Para evitarlo, necesitas tres elementos:
- Criterios de evaluación definidos antes de publicar la licitación (precio, servicio, plazo, riesgo, ESG, etc.).
- Trazabilidad nativa en la plataforma: todo lo que se modifica queda registrado.
- Soporte de analítica e IA para comparar escenarios de adjudicación de forma objetiva.
Plataformas como Wherex incorporan un asistente de adjudicación basado en IA que analiza ofertas, descarta propuestas incompletas, pondera variables y muestra escenarios comparables, facilitando decisiones que puedes defender ante auditoría o directorio.
Si quieres contrastar estas prácticas con experiencias globales, te puede servir el análisis de por qué muchas transformaciones digitales en procurement fallan cuando no se aborda la gestión del cambio y la calidad de datos desde el inicio, como explica la nota “Why Digital Procurement Transformations Fail (and what to do instead)” de PASA.
¿Qué aprendizajes dejan los casos exitosos en la región?
Los proyectos que sí logran que el e-sourcing se quede y genere valor comparten un patrón: ordenan la casa, abren el mercado y conectan el proceso de punta a punta.
Un buen ejemplo en la región es el de Grupo Réditos en Colombia, que pasó de trabajar con unos pocos cientos de proveedores a gestionar miles de ellos de forma digital, con mayor competencia y mejor visibilidad del gasto. Ese tipo de casos muestran que el impacto llega cuando la plataforma deja de ser un “experimento” y se vuelve la forma oficial de comprar.
En general, los casos exitosos comparten estas condiciones:
- Patrocinio ejecutivo claro y sostenido.
- Datos de proveedores y productos ordenados en etapas.
- Apertura deliberada a nuevos proveedores por categoría.
- Integración con ERP y herramientas financieras.
- KPI de adopción, ahorro y trazabilidad visibles en el comité.
¿Qué pasos prácticos puedes seguir para evitar estos errores?
Si estás pensando en implementar (o relanzar) una plataforma de e-sourcing en tu organización, estos pasos pueden ayudarte a reducir el riesgo de fracaso:
- Mapea el proceso actual (aunque sea en una sola lámina): desde la solicitud hasta el pago.
- Define un modelo estándar para las principales categorías y tipos de compra.
- Depura los datos críticos: proveedores activos, contactos válidos, principales SKUs y unidades.
- Diseña la gestión del cambio: sponsors, champions, capacitación por rol y acompañamiento post go-live.
- Abre el mercado con más proveedores por licitación y reglas claras para invitarlos.
- Planifica la integración con tu ERP y sistemas financieros desde el inicio del proyecto.
- Define KPI simples para el primer año: % gasto en plataforma, ofertas promedio por proceso, % de eventos trazables de punta a punta.
La plataforma de e-sourcing es una pieza clave, pero su impacto depende de cómo se conecte con tu estrategia, tus datos y tu forma de trabajar.
Un e-sourcing bien implementado transforma el rol de compras
Cuando el e-sourcing se implementa sobre procesos claros, datos confiables y una cultura dispuesta a cambiar, deja de ser “una herramienta más” y se convierte en un habilitador estratégico.
Compras gana visibilidad, aumenta la competencia entre proveedores, mejora la trazabilidad y puede demostrar ahorros y eficiencia con datos duros. Al mismo tiempo, la organización reduce el riesgo de irregularidades y fortalece su capacidad de negociación.
En ese contexto, soluciones como Wherex —con su red de proveedores en Latinoamérica, capacidades de inteligencia artificial para análisis de ofertas y conectores con ERPs— ayudan a que el e-sourcing no sea un proyecto pasajero, sino el paso natural hacia un abastecimiento realmente conectado.
