Gestión de contratos y renovaciones automáticas en compras

Gestionar contratos y renovaciones automáticas dentro de una plataforma de compras significa pasar del control reactivo al control estratégico. Cuando centralizas convenios, vigencias, flujos de aprobación y pagos en un solo sistema, eliminas el riesgo de renovaciones por inercia y transformas tus contratos en activos gestionables.

¿Por qué las renovaciones automáticas representan un riesgo estratégico?

Las renovaciones automáticas se vuelven problemáticas cuando no están conectadas al proceso de abastecimiento ni al flujo financiero. El contrato se renueva, pero nadie revisa condiciones, precios ni desempeño.

Los principales riesgos son:

• Extensión de contratos con precios desalineados al mercado
• Pagos por servicios sin reevaluación de desempeño
• Falta de visibilidad para Finanzas y Legal
• Compromisos presupuestarios no planificados

El problema no es la cláusula automática en sí, sino la ausencia de un sistema que la gestione.

¿Cómo centralizar contratos dentro de una plataforma de compras?

La respuesta es integrar contrato, licitación y orden de compra en un mismo ecosistema digital.

Con el módulo de Gestión de Convenios de Wherex, cada contrato queda vinculado a:

• Licitación que lo originó
• Ítems adjudicados
• Montos comprometidos
• Órdenes de compra asociadas
• Fecha de vigencia y término

Esto permite:

• Visualizar fechas críticas en un dashboard único
• Configurar alertas antes del vencimiento
• Re-licitar convenios estratégicos oportunamente
• Bloquear compras fuera de contrato vigente

Aquí Wherex deja de ser solo un portal de licitaciones y se convierte en un sistema de gobernanza contractual.

¿Cómo se integran contratos electrónicos con Webdox y DocuSign?

La firma electrónica es el punto crítico entre adjudicación y ejecución contractual.

Wherex se integra con Webdox para gestionar contratos electrónicos dentro de workflows estructurados y trazables. Una vez firmado el documento, el estado se sincroniza automáticamente en la plataforma.

Además, cuando el cliente utiliza DocuSign, la firma digital también puede integrarse al flujo, asegurando que:

• No dependas de correos para validar firmas
• La vigencia contractual se active automáticamente
• Las órdenes de compra solo se generen contra contratos formalizados
• Las renovaciones automáticas tengan alertas previas

Legal, Compras y Finanzas trabajan sobre la misma versión del contrato, eliminando ambigüedades.

¿Cómo evitar pagos derivados de contratos vencidos?

El verdadero control ocurre cuando contrato, orden de compra y factura están conectados.

A través de Wherex Connect, los convenios y órdenes de compra se sincronizan con tu ERP. Luego, mediante el módulo Pay (3WM), el sistema realiza conciliación automática entre:

• Orden de compra
• Recepción de bienes o servicios
• Factura

Esto permite validar automáticamente que:

• La factura corresponde a un contrato vigente
• El monto no excede lo pactado
• Existen recepciones registradas

Así, una renovación automática no genera pagos sin control financiero.

¿Qué impacto real tiene esta gestión en resultados?

Cuando los contratos están integrados al flujo de compras y pagos, el impacto es medible.

Por ejemplo, en el caso de Sky Airline, la digitalización y automatización del proceso permitió automatizar el 85% de las revisiones documentales y ahorrar aproximadamente 30 horas semanales por persona, reduciendo fricción operativa y mejorando control financiero.

Si esto se logra en facturación, el mismo principio aplicado a contratos reduce riesgo estructural y fuga de valor.

Los contratos dejan de renovarse por inercia y comienzan a gestionarse por estrategia

Gestionar contratos dentro de una plataforma de compras no es solo almacenar documentos. Es integrar licitación, firma electrónica, ERP, aprobación y pago en un mismo flujo trazable.

Cuando contrato, orden de compra y factura están conectados, las renovaciones automáticas dejan de ser un riesgo silencioso y se convierten en decisiones estratégicas basadas en datos.