6 ways to prevent stock-outs in your company

Stock-outs have been a recurring problem for many companies since the onset of the Covid-19 pandemic. The impact of this on the supply chain. Because of this, product lead times and material shortages have caused stock-outs in many organizations.

Companies have faced 4 main problems: rising costs, supplier non-compliance, broken logistics and the need to validate new suppliers. In order to face the supply crisis that continues to have repercussions on companies, we have identified 6 best practices. These can be incorporated as a strategy in the purchasing areas.

Purchasing control in the event of shortages

Aumentar la competencia: Al haber más proveedores compitiendo por la demanda, las empresas compradoras pueden encontrar nuevas y mejores ofertas, mejorando las condiciones comerciales, tanto en precio, como también descubriendo proveedores con mayores niveles de calidad y diferenciación. Esto se traduce en importantes oportunidades de ahorro y mejora para las áreas de abastecimiento de las organizaciones. De acuerdo a un estudio del área de Data Sciense de Wherex para aquellas compras que tienen entre 4 y 6 ofertas (el cual es el promedio en Wherex), se han logrado detectar ahorros de un 8%.  En los casos donde se presentan más de 9 ofertas, este ahorro es de 12%. Por cada proveedor adicional se genera un ahorro de 1,9%.

Economías de escala: Las economías de escala tienen un efecto relevante en las áreas de abastecimiento de las empresas. El área de Data Science de Wherex, realizó el estudio “Economías de Escala en Procurement: cuánto ahorro puedo generar”, donde se analizó el efecto que provocan las economías de escala en la adjudicación de bienes a través de la plataforma, al duplicar la cantidad solicitada y mejorar la estrategia de compras.  Para el análisis, se observó el comportamiento de compras para más de 400 categorías de productos transados a través de la plataforma. También se estudiaron 141 empresas que forman parte del ecosistema de Wherex. Entre los resultados, el estudio reveló que en promedio las empresas que compran en economías de escala pueden ahorrar un 9,1%.  

Spending under covenantsWhat percentage of the company's purchases are tied to long-term prices? According to a study conducted by Hackett Group, companies with a medium performance index manage between 55 and 60% of their purchases on a long-term basis, while those with high performance indexes manage 85%. World-class companies do so with more than 97% of their purchases. Locking in long-term prices reduces the risk of price volatility. It is important for companies to monitor what percentage of their purchases are long-term.

Preventing stockouts with technology

Digitization: Deloitte's Global Chief Procurement Officer (CPO) survey, which provides exclusive insights into the key challenges and opportunities shaping the course of procurement. which provides exclusive information on the main challenges and opportunities shaping the course of procurement, revealed that the companies that are leading the list in terms of sourcing performance, 90% are adopting technology in their processes.

Manejo de Riesgos: La “Matriz de Kraljic” es una herramienta que utilizan las empresas cuando realizan la gestión de compras y señala que existen cuatro tipos de productos o servicios: “apalancados”, “estratégicos”, “no crítico” y “cuello de botella o críticos”. Los insumos y servicios en las categorías “estratégicos” y “críticos”, requieren atención. Por lo que se recomienda tener un plan donde se identifiquen los proveedores relevantes. Para este tipo de gastos tiene sentido trabajar con pocos proveedores bien establecidos y de baja rotación para disminuir el riesgo. Pero si hablamos de los productos “apalancados” y “no críticos”, las herramientas de e-procurement como Wherex pueden generar importantes beneficios para las compañías. Aquí hablamos de commodities como materias primas o bien, de productos que no son críticos como por ejemplo los materiales de limpieza.

Data analyticsData analytics: Having access to data and reviewing compliance metrics in real time allows you to detect opportunities to improve your purchasing strategy and generate savings. According to the results of Deloitte's Global Chief Procurement Officer (CPO) analysis, 75% of respondents say that data analytics allows them to improve their performance. This is achieved by being able to find new and more competitive suppliers, negotiate better commercial conditions and generate savings.