Antes de implementar Wherex en sus procesos de compras y licitaciones, Deutsche Pharma era una más de las cientos de empresas que deben lidiar con los tediosos procesos de cotizaciones y licitaciones tradicionales. Decenas de llamadas y correos electrónicos para perseguir a los proveedores, luchar para obtener al menos 3 ofertas y cientos de datos almacenados en archivos de Excel. Y por supuesto, falta de trazabilidad en compras, lo que se traduce en falta de transparencia.
Todos esos problemas ahora son un horizonte lejano desde que utilizan Wherex para realizar el 40% de sus adquisiciones. En tan sólo dos años desde su implementación han registrado importantes beneficios, de modo que esperan aumentar ese porcentaje de uso paulatinamente hasta llegar al 100%, tratándose de sus gastos no estratégicos. De hecho, ya no están recibiendo ninguna cotización que se realice fuera de la plataforma.
"Our number of suppliers has grown significantly, we now have many more options when it comes to purchasing," said Lorena Rojas, who is in charge of purchasing and a regular user of the platform. "This helps above all with the issue of order, time and control. For example, if I close a tender tomorrow, I know when I can have the purchase order ready. This saves time and makes the whole process more efficient.
Traceability in purchasing and reporting
A través del sistema de reportería y el módulo analytics que ofrece Wherex, el departamento de compras liderado por Rojas puede visualizar y analizar de mejor manera en qué están gastando, cuánto están gastando exactamente y cuáles son los criterios al momento de adjudicar una licitación.
"Now we can get the history of everything that has been tendered and based on that we can draw various conclusions. The platform is very useful because you can go back to older things, see what happened at the time, why the cheapest supplier that was participating in a particular tender was not chosen, among other things. The reporting helps me to present that information to the management areas and thus draw important analyses for our business," Rojas said.
In this way, the pharmaceutical laboratory has been able to see the multiple benefits of incorporating this new e-procurement technology, based on Artificial Intelligence. Thus, together with the automation of procurement processes, fair tendering processes are generated, where free competition and equal opportunities are at the centre of each transaction.
