How to avoid dark purchasing in your procurement management

Todas las empresas, sin importar su tamaño, requieren de insumos y servicios para operar. Estas necesidades pueden ser de diversa naturaleza. Desde adquirir materias primas, packaging o simples artículos de oficina. Los departamentos de compras (o abastecimiento) suelen ser los encargados de conseguir estos requerimientos.

¿Pero qué ocurre cuando una compañía no tiene una gestión de compras eficiente? Es ahí cuando aparecen los problemas y el dark purchasing. Estas también se denominan «compras oscuras» e implican fuga de dinero. Sin las herramientas adecuadas aplicadas en la gestión de compras las empresas pueden perder valiosos recursos. Pueden ser recursos tangibles como los recursos monetarios. O pueden ser intangibles, como tiempo y posibilidades de ahorro no detectadas de manera oportuna.

En la década de los ochenta, la “matriz de Kraljic” fue formulada por primera vez por Peter Kraljic en la revista Harvard Business Review. Más de cuarenta años después, sigue siendo igual de relevante. Esta teoría nos señala que existen cuatro tipo de productos o servicios que una empresa puede requerir a través de su departamento de compras: apalancados, estratégicos, rutinarios y críticos.

Tratándose de los insumos y servicios en las categorías “estratégicos” y “críticos”, tiene sentido trabajar con pocos proveedores bien establecidos y de baja rotación. Pero si hablamos de los productos “apalancados” y “rutinarios”, las herramientas de e-procurement como Wherex pueden generar importantes beneficios para las compañías. Aquí hablamos de commodities como materias primas o bien, de productos que no son críticos como los materiales de limpieza.

Prevent losses in purchasing management

In the "leveraged" and "routine" products is the so-called indirect expense (which represents about 30% of the total expense in purchasing management) and which disappears with spontaneous or sporadic purchases because they are not usually planned in advance. It is also common that these indirect expenses are not under the supervision of any specific department since they are generally "small" purchases compared to direct spending. Therefore, it is possible that no one person within the organization knows exactly how much money is being spent on these operations.

In 2020, the National Economic Prosecutor's Office (Chile) revealed in its "Market Study on Public Procurement" that there are losses in public spending of around 10% in supplies and services for the State. In addition, a report by the consulting firm Accenture states that a $1 billion dollar company can lose almost $5 million annually due to the lack of control in its industrial purchases and the loss is proportional if we talk about smaller companies. This shows that these irregularities are present in the private sector as well as in the public sector.

Con herramientas tecnológicas como Wherex, es posible llevar toda la trazabilidad de la gestión de compras y abastecimiento. De esta manera, la tecnología se convierte en la mejor aliada para prevenir fraudes o conductas colusorias que a la larga son altamente costosas para los negocios. Adicionalmente, gracias al módulo de Data Analytics que provee Wherex, las empresas pueden tomar decisiones de compra más informadas e incluso, implementar estrategias de adquisiciones como las economías de escala, en donde se pueden generar importantes ahorros.