How to improve efficiency in procurement contract management

La gestión de contratos es una parte importante y a menudo subestimada en procurement (abastecimiento). Administrar de manera eficaz y eficiente los contratos que tiene el equipo de compras con clientes, proveedores y otros socios es una etapa crucial para el éxito de cualquier organización, ya sea grande o pequeña.

Existen distintas prácticas que ayudan a los equipos de adquisiciones a impulsar el rendimiento y mejorar la eficiencia en los procesos. 

Las actividades previas a la adjudicación de un contrato son acciones de gestión de contratos y no deben descuidarse. Los profesionales de abastecimiento deben comprender el propósito del contrato y juzgar si se trata de un acuerdo apropiado. Al considerar los aspectos prácticos y la probabilidad de ejecución de un contrato, los profesionales de adquisiciones pueden agregar un valor significativo a su operación incluso antes de que se adjudique un contrato.

Mejoras en la gestión de contratos

Antes de redactar un contrato, el equipo de compras debe identificar las metas y los objetivos que la empresa intenta lograr al aceptar el contrato. Al poner los objetivos comerciales en primer lugar, los líderes pueden establecer las expectativas y realizar un seguimiento tanto de la idoneidad como del cumplimiento del contrato.

Los contratos son  fundamentales para que una organización pueda entender claramente cuáles son sus derechos y obligaciones.. Los contratos no deben redactarse simplemente para que se cumplan, sino que necesitan reflejar las relaciones que representan. Escribe contratos que te ayuden a ti y a tus proveedores a cumplir objetivos y crecer juntos.

El cumplimiento de los contratos no termina con su ejecución, el departamento de compras debe asegurarse de que se hayan cumplido todas las obligaciones, incluyendo los pagos y las metas de la empresa. Es útil mantener todos los contratos en una base central para facilitar el seguimiento, la revisión y la gestión de proveedores, lo que también ayuda a reducir costos innecesarios.

Por eso, es importante considerar que una sólida gestión de contratos es más que sólo presentar documentos legales, ya que incorporar estas prácticas recomendadas en este tipo de gestiones puede ayudar a los equipos de compras a impulsar el rendimiento, mejorar la eficiencia y reducir los costos de su empresa.

Una nueva alianza como solución integral

Actualmente, existe una alianza entre Wherex y Webdox que permite conectar las cadenas de abastecimiento de las empresas con la agilidad, cumplimiento, calidad y control de la plataforma de clase mundial líder de Latinoamérica en la gestión del proceso contractual.

Gracias a este vínculo entre las plataformas, se podrá integrar y unificar el proceso de compras en todo su ciclo de vida, desde la cotización hasta la firma del contrato digital y su posterior almacenamiento en un repositorio digital, y así  mantener la gestión eficiente de contratos, siendo una pieza fundamental en el éxito de cualquier organización.

Al utilizar esta herramienta, los usuarios pueden centralizar toda su documentación contractual en una sola plataforma, lo que facilita la administración de los contratos y reduce el tiempo dedicado a tareas manuales en un 50% o más.

Esta alianza mejora el control y la transparencia de los procesos, asegurando el cumplimiento de los contratos y la fidelidad de los mismos. En este contexto, Wherex garantiza un comercio libre y virtuoso para empresas proveedoras y empresas compradoras, en donde todas las partes involucradas en la transacción se benefician mutuamente.

La igualdad de oportunidades y la libre competencia está garantizada durante todo el proceso de compras para que los proveedores puedan competir en igualdad de condiciones y bajo los mismos estándares, teniendo procesos transparentes, trazables y eficientes.