The importance of communication between purchasing and finance

Muchas veces se cree que dentro de una compañía, los departamentos de compras y de finanzas hablan un “mismo idioma”, pero esto no es así, ya que hay conceptos que cada departamento mira y aplica de manera distinta. 

Por esto, es importante que los gerentes de abastecimientos y de finanzas entiendan y comprendan de la misma manera algunos términos claves dentro de la empresa y mantengan una constante comunicación. A menudo, las palabras pueden significar cosas diferentes para los departamentos de compras y finanzas.

Un ejemplo de esto es al momento de hablar de “ahorros”, para finanzas, los ahorros significan gastar menos de lo presupuestado, mientras que para compras, puede significar encontrar un mejor precio para un artículo, aunque el costo total esté por encima del presupuesto.

Una comunicación efectiva es clave

Es común ver malentendidos entre los departamentos de compras y finanzas porque tienen diferentes perspectivas y objetivos, lo que puede generar dolor y dañar la credibilidad de adquisiciones. Por esto, es crucial que los equipos de compras y finanzas trabajen en conjunto, ya que esto es esencial para el éxito de una organización. Comunicarse de manera efectiva es clave para demostrar el valor que los equipos de compras aportan a la organización.

Por ejemplo, si el departamento de compras promete ahorros y no cumple desde la perspectiva financiera, esto puede dañar su credibilidad. Si bien las adquisiciones pueden señalar justificadamente que sin su arduo trabajo, la organización no habría podido pagar artículos adicionales, desde la perspectiva del departamento de finanzas esto no cuenta como un ahorro. La reducción de costos es un objetivo importante para el departamento de compras, y es prácticamente su razón de ser, pero finanzas no lo verá de la misma manera a menos que afecte las pérdidas y ganancias.

Para poder comunicarse efectivamente con sus colegas en el departamento de finanzas, los jefes de compras deben hacer un esfuerzo por comprender y aplicar los términos financieros específicos y adaptar su perspectiva en consecuencia. Es importante que hablen el idioma adecuado y se comuniquen con las personas indicadas para poder armar un caso de negocios sólido y demostrar cómo sus proyectos pueden agregar valor a la organización.