Por qué el sourcing estratégico puede ser clave para el éxito en tus compras

El abastecimiento estratégico es un enfoque integral para la gestión de la cadena de suministro que incluye tácticas para optimizar el costo total de propiedad, mejorar las relaciones con los proveedores y asegurar la creación de valor a largo plazo. Prioriza no solo el precio de compra más bajo, sino el costo total de propiedad más bajo.

Definiendo el sourcing o abastecimiento estratégico

La principal diferencia entre el abastecimiento estratégico y el regular es que el abastecimiento estratégico es un proceso dinámico y completo enfocado en el costo total de propiedad, mientras que el abastecimiento regular se centra principalmente en el precio de compra.

El abastecimiento estratégico involucra factores como el precio de entrega, la velocidad de entrega, la calidad y durabilidad, los requisitos de servicio, el cumplimiento regulatorio y la innovación. Además, incluye pasos como análisis de categoría, análisis de mercado de suministro, estrategia de abastecimiento, tubería de proyectos y ejecución de abastecimiento.

Tecnologías como el software de adquisiciones están revolucionando el abastecimiento estratégico al automatizar tareas, ofrecer información basada en datos y mejorar la colaboración entre partes interesadas.

Cómo funciona el proceso de abastecimiento estratégico

El abastecimiento estratégico se realiza identificando a los mejores proveedores, negociando contratos favorables con ellos y manteniendo relaciones a largo plazo, así como mejorando continuamente los flujos de trabajo de compras.

El abastecimiento estratégico requiere un ambiente de trabajo orientado al trabajo en equipo, ya que los profesionales de abastecimiento tienen que colaborar con la alta dirección para priorizar las necesidades de la empresa y desarrollar planes de abastecimiento. La colaboración con los equipos financieros también es crítica, ya que lleva a una comprensión más completa de las operaciones administrativas del negocio, lo que permite una mejor planificación estratégica y respuesta a los cambios.

Vamos a ver cómo sería el proceso típico de abastecimiento estratégico. Esto es aplicable a organizaciones que compran diferentes tipos de bienes (tanto materias primas como productos terminados) o servicios.

Paso 1. Análisis de categorías

El equipo de abastecimiento junto con las partes interesadas (típicamente la alta dirección) analiza las necesidades y requisitos comerciales de departamentos específicos, identifica los patrones de gasto actuales y categoriza las compras típicas según propósito, cantidad y frecuencia de compra. Este análisis es esencial para comprender los requisitos de adquisición.

Paso 2. Análisis del mercado de suministros

El equipo de abastecimiento investiga el mercado de suministros y obtiene una visión general calificada de lo que tiene para ofrecer. Esta investigación les ayudará a comprender mejor a los vendedores y proveedores que operan en el mercado, así como la competencia, los precios disponibles y las tendencias de desarrollo de precios, y los posibles riesgos. Es importante comprender el mercado para negociar mejores ofertas.

Paso 3. Estrategias de abastecimiento

A continuación, el equipo de abastecimiento crea una estrategia de abastecimiento real. Hay varios aspectos que cubrir al preparar la estrategia de abastecimiento. El resultado final depende del tipo de negocio y del producto final. Veamos algunas de las decisiones que los gerentes de abastecimiento deben tomar.

• Decidir entre fabricar o comprar. El equipo de abastecimiento decide si pueden y deben producir algunos de los productos requeridos internamente o si deben comprarlos.
• Construir una estrategia de riesgo. El equipo de abastecimiento anticipa los riesgos que la empresa podría enfrentar al realizar negocios. Esto concierne a diferentes etapas de las operaciones comerciales: desde la compra de bienes o servicios necesarios hasta la distribución del producto final.
• Construir una estrategia de sostenibilidad. La empresa necesita definir su posición sobre la sostenibilidad en el abastecimiento y la producción. Al establecer requisitos y formalizarlos en un documento de estrategia de sostenibilidad corporativa, los equipos pueden limitar significativamente el número de proveedores potenciales.
• Costo objetivo. Otra cosa que el equipo de abastecimiento determina dentro de la estrategia de abastecimiento es el costo del ciclo de vida deseado del producto. En cierto modo, es una respuesta a la siguiente pregunta: ¿cuánto podemos gastar en los materiales para luego generar el beneficio deseado del producto final?
• Crea un proceso de compra. El equipo de adquisiciones establece el proceso de compra para tener una comprensión clara de lo que se espera de los proveedores o vendedores y de todos los demás involucrados.
• Crear una cartera de proveedores. Finalmente, el equipo de abastecimiento crea una cartera de posibles proveedores y vendedores que tienen el potencial de satisfacer las necesidades de la empresa.

Paso 4. Define criterios

El equipo de abastecimiento define los criterios para reducir el portafolio de proveedores, con el objetivo de llegar eventualmente a un “ganador.” Como parte de esto, analizan si las prioridades comerciales y los estilos de gobernanza de los proveedores potenciales se alinean con los principios de la empresa compradora. Los profesionales de abastecimiento también evalúan cómo operan los proveedores y mitigan riesgos, y si pueden cumplir con los requisitos de la empresa compradora en términos de calidad del producto, accesibilidad y precio.

Paso 5. Ejecución de abastecimiento

Construcción del proceso de selección de proveedores. El equipo de abastecimiento crea un proceso repetible para seleccionar a los proveedores adecuados. Usualmente, incorpora un proceso de licitación, durante el cual la empresa compradora envía una solicitud de propuesta (RFP) y el proveedor potencial responde con su propuesta. Usar herramientas de control de riesgo de terceros puede ser de utilidad al momento de seleccionar a los proveedores más aptos para el trabajo. 

Negociación de términos contractuales. Después de preseleccionar proveedores o vendedores potenciales, asegura de poder negociar y m

Integración e implementación. Una vez que el contrato es firmado por ambas partes, la empresa incorpora a nuevos proveedores y vendedores, establece canales de comunicación claros y los integra en los procesos de compra existentes. En este punto, ambas partes están listas para llevar a cabo los términos del contrato.

Referencias, análisis y mejoras. El equipo de abastecimiento, en cooperación con especialistas en adquisiciones y la gerencia, establece métricas de desempeño (KPIs, indicadores clave de desempeño) y monitorea el éxito del abastecimiento. Esto incluye rastrear qué tan bien desempeñan los proveedores y si se cumplen las necesidades de la empresa. Establecer referencias para un desempeño exitoso y analizarlas continuamente permite a la empresa identificar posibles problemas lo antes posible y tomar medidas para mejorar el proceso.